proyectos sostenibles con Kanban

Proyectos sostenibles mediante Kanban y visualización de KPIs

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Todos conocemos la realidad empresarial de nuestras economías, un territorio feroz donde la competencia es agresiva, abundante y dónde cada poco tiempo surgen ideas disruptivas que cambian el sector o el mercado por completo estableciendo nuevas reglas de juego. Por ello, en el siguiente artículo vamos a profundizar en prácticas comunes de aquellos emprendedores que tienen controlado su negocio no solo en el corto plazo sino también las expectativas en el largo plazo. Haremos referencia a los proyectos sostenibles mediante Kanban y visualización de KPIs.

Según datos de estudios sobre emprendedores (La Razón, 2014), un 82% de los emprendedores fracasan a los cuatro años de lanzar el proyecto. El principal motivo de este fracaso está basado en el segundo plano que se le otorga a la sostenibilidad en el largo plazo frente a la rápida generación de ingresos.

Kanban, visualización de los pasos del proyecto

Una de las claves de cualquier tarea, sea profesional o personal, es tener en mente que tenemos que hacer. En el mundo profesional es un ‘must’ conocer las tareas a realizar, su evolución y entrega. Por ello, la metodología Kanban nos aporta de una manera visual y colaborativa el flujo de tareas del día a día, proyecto o gestión de la empresa.

A través de diversas columnas en las que se hace referencia a las distintas etapas, modificables, del flujo de cumplimiento de una tarea podemos conocer que tenemos que nos falta por hacer, que no se ha completado todavía y de que nos podemos olvidar finalmente.

Como podemos observar, de una manera muy directa podremos entender y analizar todo el flujo de trabajo de una compañía y/o proyecto pudiendo agilizar, modificar o entender porque no se consigue completar una tarea, cómo puede ser el caso en el qué este bloqueada por alguien. La metodología Kanban se encuentra interiorizada en las grandes compañías e ideas de negocio disruptivas y puede ser considerada como parte de las metodologías agile que ya comentamos en otros artículos. Por ejemplo, en este sobre qué es Jira, herramienta de gestión de proyectos.

Por último, existen innumerables herramientas que nos ayudan a seguir la metodología Kanban pero la principal es Trello, por su facilidad de uso y posibilidades en la creación de listas, tarjetas y movimientos.

KPIs: visualización del rendimiento de la empresa

Una vez tenemos en cuenta que hay que hacer debemos tener dar la importancia capital que se merece saber como va lo que estamos haciendo, ya sea a modo financiero, estratégico o de crecimiento. Para medir estos cambios y situaciones utilizamos los KPIs (Key Performance Indicators) que no son más que valores objetivo entre los que se fija un mínimo y un máximo para poder contextualizar los objetivos que queremos conseguir y como influyen las acciones que estamos llevando a cabo para llegar a ellos.

No debemos dejarnos llevar y medir todo lo que se nos pase por la cabeza de nuestra compañía o idea de negocio sino aquellos aspectos clave de los cuales depende la sostenibilidad del negocio y que siempre debemos tener un ojo puesto en ellos. Los principales y más usados KPIs son: coeficiente de endeudamiento, margen de ganancias, liquidez, nuevos clientes, fidelidad, productividad y rotación interna.

Los KPIs aquí expuestos son simplemente una lista de los más utilizados y cada empresa y/o idea de negocio deberá seleccionar aquellos que más se asemejan a la realidad de su compañía. Por último, para una correcta definición de objetivos debemos ver que sea ‘SMART’, inteligente por sus siglas inglés, lo que implica que debe ser específico, medible, alcanzable, relevante y temporal.

Una vez tenemos los KPIs definidos, así como los niveles considerados como malo, aceptable y objetivo podremos realizar un modelo en excel, o buscarlo por internet, que nos permita introducir los datos diariamente o semanalmente y nos genere gráficos para que podamos acceder de una manera totalmente visual y objetiva al grado de cumplimiento de los objetivos propuestos y situación real de la empresa como podemos observar en el siguiente ejemplo.

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