Organización de Eventos y Protocolo en la nueva normalidad

Cómo será la organización de eventos y protocolo en la «Nueva Normalidad»

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Los países ven poco a poco cómo la desescalada llega a su fin, aunque en España, por ejemplo, debido a los rebrotes, se está volviendo en algunas zonas a fases previas y a confinar áreas. En lo que respecta a la Organización de Eventos y Protocolo, esta vuelta a la “nueva normalidad” va a ser más lenta que en otros sectores.

Partimos del hecho de que la industria de los eventos es una de las llamadas “industrias sin chimeneas”. Es decir, al igual que la gastronomía o el turismo, genera millones y millones de beneficios, no siempre igual de valorados que otras industrias. Y es que el mundo de MICE (Meetings, Incentives, Congress & Events) no solamente es el evento, sino la comunicación de un valor añadido al destino donde se celebran.

La organización de eventos y protocolo desde la perspectiva de los agentes del sector

Por su parte, las marcas han pasado por varias fases a lo largo de la crisis del Covid-19. Ahora mismo, lo que están haciendo es prever que, efectivamente, la realización de eventos será bastante menor, y piensan más estratégicamente en 2021. Es decir, las empresas no tienen miedo, sino más bien precaución ante la incertidumbre. E igualmente existen ciertas reservas a la hora de ser los primeros en volver a realizar eventos presenciales como hasta hace unos meses.

Desde el punto de vista de los medios de comunicación del sector, éste es el momento de reconvertirnos, estamos ante una oportunidad única. La presencia forma parte de la esencia de los eventos, y todos estamos deseando volver a sentir la emoción de organizar y asistir a un evento. Pero la esencia es también la posibilidad de comunicar, difundir y transmitir.

Ahí está el valor de la industria, en poder ofrecer todo eso, y no estancarnos en el cómo hacerlo, porque nos estaríamos poniendo barreras a nosotros mismos. Es esencial centrarse en destacar los valores, avanzar en la cultura empresarial y buscar nuevas formas de motivar al cliente para que compre un producto o sea promotor de una marca.

La incertidumbre es mayor para Organizadores de Eventos, Agencias y Business Travel

Para los Organizadores de Eventos, Agencias y Business Travel, la incertidumbre es algo mayor. Principalmente porque hasta hace relativamente poco no había una comunicación ni unas líneas de actuación coherentes por parte de las autoridades. Y las medidas que existen ahora, aunque son producto de conversaciones y acuerdos entre los empresarios y organizaciones del sector, se limitan a nuestro país.

Y se hace, por tanto, necesario sentar las bases de unos protocolos comunes a todos los territorios. El teletrabajo será fundamental para los profesionales del sector. Y se reactivarán poco a poco los viajes de negocios, comenzando por el viaje doméstico (en el interior del país).

Medidas en la nueva normalidad que han llegado para quedarse

Como destino España, tenemos que transmitir sobre todo seguridad. La imagen que se tiene de nosotros en el exterior es muy diferente. Desde Europa nos ven como un foco potencial de contagio, mientras que desde Latam nos ven como un ejemplo a seguir. Hay que mostrar seguridad en todo lo que hacemos y demostrar que quien está detrás sabe lo que tiene que hacer para garantizarla. Tenemos que dar rienda suelta a la creatividad y saltar esas barreras de comunicación, para demostrar que somos un destino referente en el sector MICE.

En este contexto, habrá más medidas de seguridad e higiene que antes en la Organización de Eventos y Protocolo en la denominada «nueva normalidad». Es importante que seamos un sector responsable y proactivo. Los eventos profesionales supondrán una oportunidad para poder definir mucho mejor estos parámetros de asistencia y control del público invitado.

Las medidas económicas en la Organización de Eventos y Protocolo post Covid-19

En lo que respecta a las medidas económicas, destacamos:

  • Existe el riesgo de caer en una guerra de precios entre las empresas del sector, algo sin duda muy peligroso y nada recomendable.
  • Se va a valorar más que nunca si el evento está justificado, y si tiene potencial para alcanzar el objetivo de la marca o empresa. En este sentido, se plantearán otras alternativas con soportes más innovadores que minimicen el coste y atraigan más público, como los eventos virtuales o híbridos.
  • No debemos olvidar los grandes esfuerzos de las empresas del sector por colaborar y ofrecer sus espacios y servicios para paliar la crisis: hospitales de campaña…etc. Esa inversión merece que lo valoremos y que se hayan ganado su lugar en el sector.
  • Los eventos son un estimulador de la actividad económica y de transmisión de conocimiento. Serán un punto clave en la recuperación económica del país.
  • La presencia forma parte de la esencia del sector MICE. Mas que nunca es necesario comunicar mensajes y difundir iniciativas. La unión hace la fuerza.

En conclusión, no debemos obsesionarnos con volver a lo de antes, porque el mundo ha cambiado. Vivamos nuestro momento lo mejor que podamos y aprendamos a cooperar y competir de manera sana y transparente en el sector, haciendo de la Organización de Eventos y Protocolo una industria ejemplar.

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