cómo escoger la mejor ubicación para un evento

¿Cómo escoger la ubicación ideal para un evento?

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Existen muchos factores que determinan el éxito de un evento. Pero, sin duda, uno de los elementos que más contribuyen a hacer que un evento sea memorable es la ubicación para un evento. La memorabilidad es un objetivo clave. El diseño de la experiencia y la elección del venue (espacio) adecuado constituyen uno de los aspectos más importantes.

A continuación, desde Marketing Insider Review mostraremos algunas recomendaciones que te ayudarán a elegir la ubicación perfecta para cualquier evento, sea de la naturaleza que sea.

¿Cómo escoger bien la ubicación para un evento?

En un evento, el “dónde” es a veces igual o más decisivo que el “cómo”. Puedes tener una gran idea, una experiencia perfectamente cuidada, y un producto o servicio únicos en el mercado. Pero si el entorno no acompaña a esta experiencia, los asistentes no se llevarán la impresión deseada, y todo el trabajo se puede ver mermado por no haber elegido bien el espacio.

La ubicación para un evento tiene que reflejar los valores de tu marca

Por ejemplo, si tu marca apuesta por la sostenibilidad y el medio ambiente, mucho mejor escoger un espacio abierto o acristalado donde haya vegetación, con una decoración fresca y agradable. Si, por el contrario, es un producto relacionado con la moda y el lifestyle, sería más adecuado un espacio con estilo y elegancia, que se parezca lo más posible al carácter de la marca.

El objetivo tiene que ser fácil de llevar a cabo por los invitados

Por ejemplo, habría que ver si es necesario o no que los invitados tengan que estar sentados, en caso de que se trate de un evento más desenfadado y con posibilidad de interactuar con todos los asistentes. Esto da mucho más juego en el montaje que una ponencia de carácter científico y que una rueda de prensa. Igualmente, si se persigue la venta de un producto o servicio, tiene que haber espacio para la exposición y medios suficientes para poder hacer compras in situ.

Ten muy en cuenta la distribución del espacio

Busca el que mejor se adapte a tus necesidades. Así, los espacios reducidos suelen favorecer más las conversaciones y el networking. La iluminación, el mobiliario y la decoración determinan el grado de formalidad que va a adquirir el evento. Los taburetes y mesas altas son más propios de un afterwork o de una presentación de producto. En cambio, las sillas bajas son más propias de una conferencia o de un evento más formal.

Haz prospección, conoce a tu cliente y a tu marca

Si eres tú el organizador/a del evento y trabajas para una marca, es muy recomendable investigar a fondo. Conoce la marca y los anteriores eventos que hayan realizado con éxito. Qué aspectos funcionaron y cuáles no, así como sus necesidades actuales. Esto determinará no sólo que el evento salga bien, sino que el cliente repita y quiera continuar contando contigo para organizar sus momentos futuros.

Asegúrate de cumplir con todos los protocolos de seguridad e higiene

Dada la situación actual de pandemia, si este aspecto antes era importante, ahora es primordial seguirlo al detalle. Existen multitud de manuales y recomendaciones que se pueden consultar, tanto desde el punto de vista de la seguridad como desde una perspectiva sostenible. Por ejemplo, las guías anti-Covid de Madrid Convention Bureau.

Igualmente, no puedes dejar a la improvisación aspectos como la accesibilidad o el emplazamiento: ¿es fácil de llegar al destino? ¿tiene ascensores o acceso para minusválidos? ¿hay aparcamiento en el propio espacio o en alguna ubicación cercana? La idea es que el lugar no tenga ningún tipo de complicación para los asistentes, de tal manera que todo el mundo pueda localizarlo y llegar a él sin problemas.

Visita el venue personalmente para la ubicación para un evento

Antes de tomar una decisión, has de comparar varias opciones (con plataformas de comercialización de espacios para eventos), y visitarlas personalmente para asegurarte de que cumplen con todos los requisitos necesarios. No confirmes una ubicación basándote únicamente en la información de la web o en las fotos que te envíen, porque puedes pasar por alto aspectos fundamentales que determinen el éxito del evento. En definitiva, no hay que precipitarse a la hora de escoger una ubicación, ni tampoco optar por la alternativa más económica sin antes valorar todos los pros y los contras. El objetivo es dejar a la improvisación lo mínimo posible, contemplando siempre un plan B para cualquier imprevisto que pudiera surgir.

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