ratio en conversión en planificación de eventos

La importancia de medir tu ratio de conversión en la planificación de eventos

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El marketing online, así como las diferentes estrategias comerciales que utilizamos parecen centrados únicamente en atraer tráfico. Todo el mundo se obsesiona con esto, pero lo que realmente importa al final es el ratio de conversión, también en la planificación de eventos.

Las estrategias de atracción de tráfico son las que empiezan a cubrir el funnel por arriba. Pero el problema está cuando nos quedamos en ese paso y nadie piensa en la conversión, cuando es extremadamente importante.

¿Por qué debes empezar a medir tu ratio de conversión?

Cuántas veces habéis escuchado decir: “yo cotizo todo lo que me entra en mi bandeja de entrada”, “En mi Departamento de Eventos o en mi Agencia se envían presupuestos a todas las peticiones que nos llegan”…. Pues todo esto es un tremendo error. A continuación vamos a explicar las ventajas de optimizar y medir vuestra conversión, así como consejos para empezar a hacerlo y así destacar sobre la competencia.

Los grandes beneficios de buscar una estrategia para optimizar tu ratio de conversión son:

  • Con la misma inversión en estrategias de marketing y comercialización obtienes más clientes
  • Reduces el CAC (Coste de Adquisición por Cliente)
  • Rentabilizas en mayor medida tus canales de comercialización y comunicación
  • Optimizas tu tiempo y eres más productivo, porque haces un filtro previo de aquellas peticiones que encajan más con tu producto y con tu marca, y por tanto tienen más probabilidades de confirmarse.

Igualmente, diferenciamos entre:

Macro-conversión

Es la más tradicional, que mide desde arriba hacia abajo en el funnel o embudo de conversión, es decir, te entran 10 peticiones de eventos, pero te confirman 2. Centrarte solamente en esto (% de confirmaciones por peticiones) es un error muy habitual, ya que te dejas en el camino muchísimas pasos intermedios que da el cliente potencial antes de formalizar un evento contigo.

Micro-conversión

Son precisamente esas conversiones intermedias, que se centran en todos y cada uno de los puntos de contacto entre el cliente y la empresa o marca.

Consejos para una buena estrategia para un óptimo ratio de conversión

Para planificar una estrategia que alcance un buen ratio de conversión, recomiendo seguir los siguientes pasos:

Dibujar el Customer Journey

Es decir, el viaje que hace el cliente en cada una de esas etapas hasta que acaba confirmando el evento. Esto parece una tarea sencilla, pero es bastante complicado hacerlo bien a la primera.

Medir las micro-conversiones en cada etapa

Esto significa analizar qué porcentaje de éxito tenemos en cada etapa, y cómo va avanzando el cliente. Consiste en ver básicamente en qué punto del proceso se queda cada uno. Por ejemplo:

– ¿De dónde me llegan las peticiones? Medir el porcentaje de cada canal, de la web, de la central de reservas, campañas de mailing, asistencia a eventos de networking…. etc. Así veremos cuál es la estrategia más efectiva.
– De todas las peticiones que me llegan, ¿cuántas encajan realmente con nuestro espacio? Si vemos que hay un porcentaje muy alto que se quedan en el camino, tendremos que revisar si en nuestra estrategia de comunicación estamos transmitiendo bien lo que tenemos y lo que podemos ofrecer.
– De todos los presupuestos que enviamos, ¿qué porcentaje se muestra receptivo y te pide más información o hacer una visita de inspección?
– Y finalmente, ¿cuál es el ratio de confirmaciones?

Pensar en cómo optimizar cada una de las etapas

Se trata, básicamente de llevar a cabo un plan de acción que, poco a poco, consiga aumentar el porcentaje de cada una. Por ejemplo:

– Para mejorar el ratio de conversión en el cual el cliente nos envía la petición y pide una visita de inspección: hacer llamadas/emails de seguimiento.
– Para mejorar el filtro de peticiones que nos llegan: revisar nuestros mensajes: perfiles en canales de comercialización, redes sociales, emails, newsletter, etc..
– Si hay un porcentaje muy alto de clientes que nos preguntan dudas, habría que revisar nuestro dossier comercial y ver si no está suficientemente clara la información o faltaría añadir detalles que siempre nos suelen preguntar.
– Si los clientes tardan mucho tiempo en decidirse antes de confirmar un evento, se podría por ejemplo, trabajar el transmitir una mayor confianza. O también, trasladar mensajes de escasez o urgencia (tenemos otras peticiones interesadas que quieren bloquear el espacio, si nos confirmas en 48 horas te aplicamos un descuento…etc).

El ratio de conversión marca la diferencia en rentabilidad y productividad

¿Por qué muchas empresas no suelen hacer esto? Porque es complejo, hay que tener muchos factores en cuenta, más allá del precio del servicio que das. Tienes que analizar cómo es el entorno web, si hay que optimizar cosas, saber qué decir en la llamada de seguimiento…

Pero, sin ninguna duda, el ratio de conversión es lo que marcará la diferencia con respecto a la rentabilidad y la productividad de los equipos.

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