consejos para organizar eventos online

Cómo organizar eventos online: claves para organizadores de eventos

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Los eventos presenciales están regresando poco a poco, a medida que la pandemia de coronavirus lo permite y cumpliendo con estrictas medidas anticovid para evitar contagios. La industria MICE en España tiene, como en el resto de países, que volver a la normalidad en la medida de lo posible, pero organizar eventos online sigue siendo una opción determinante a día de hoy en lo que a organización de eventos se refiere.

Sea como sea, los organizadores de eventos no lo tienen más fácil con los eventos virtuales solo porque sea a través de Internet. Es cierto que toda la logística que implica un acto presencial, como el ejemplo reciente de Fitur 2022 en el Ifema de Madrid, requiere de un esfuerzo extra en comparación con los eventos online. Pero eso no quita que en formato online o híbrido, haya una complejidad que haya que salvar para tener éxito.

Por lo tanto, en este artículo no pretendemos más que exponer una visión general con algunos consejos oportunos para organizar eventos online. Teniendo en cuenta los diferentes pasos en el proceso de organización, desde el inicio hasta el final.

Pasos para organizar eventos online: ¿qué hay que saber?

A continuación se van a contar los pasos en la organización de eventos online que son fundamentales.

Elegir la mejor fecha

Parece una tontería, pero la verdad es que si nos fijamos bien, todos los meses hay muchos eventos de todo tipo. Por eso, elegir la mejor fecha ha de ser el primer paso para organizar eventos online. La presencialidad “virtual” en estos actos no implica siempre, por defecto, la garantía de que vaya a asistir mucho público. Si hay varios eventos el mismo día, ¿cómo estaremos seguros de que asistirán al nuestro en lugar de a otros?

En este aspecto, obviamente, hay factores que influyen como el tipo de evento, el número de ediciones anteriores (no es lo mismo un evento nuevo que uno que lleve quince años celebrándose) e incluso la hora (en España y en Latam si el público objetivo está allí). Con lo cual, si el evento es parte de una serie, las fechas serán más fáciles de elegir, mientras que si es un acontecimiento nuevo, no está de más hacer una especie de estudio de mercado.

Ponerse en contacto con los ponentes

En este artículo no pretendemos descubrir la pólvora, así que este segundo punto es muy obvio, sí, pero forma parte del proceso de la organización de eventos online, presenciales o híbridos. Pero es importante dentro de la estrategia de objetivos del evento: ¿qué tipo de evento es y qué objetivos queremos cumplir? 

En función de ellos, los organizadores del evento se pondrán en contacto con unas personas u otras, tratando siempre que sean expertos en su área, directivos de empresas reconocidas, etc.. De esta manera, a la hora de difundir el evento, será más fácil atraer la atención y el interés tanto de los espectadores como de los medios de comunicación si se quiere promocionar en prensa.

Investigar las herramientas para eventos online y elegir una

Una vez que ya tenemos los pasos anteriores en nuestros proceso de organizar eventos online, toca elegir entre las herramientas de videoconferencia o herramientas para eventos online. Esto es tan importante como elegir la ubicación de un evento en los de tipo presencial o híbridos. ¿Qué características debe tener la opción que elijamos? 

Entre otras cosas, que sea fiable, con independencia de que sea una herramienta o plataforma gratuita o de pago. Que tenga opciones como un chat para recibir los comentarios de los asistentes, así como la posibilidad de tener la pantalla dividida para compartir al mismo tiempo varias webcams, sobre todo si hay un debate incluido en la programación del evento.

También deberemos considerar si nuestra elección nos permite generar engagement con botones de ‘Me gusta’ o ‘Aplausos’, de manera que visualmente los espectadores tengan un elemento más para dar su opinión en directo.

Y una cosa más: deberemos pensar si la asistencia al evento es 100% gratuita, de pago o con descuentos si la entrada se compra por medio de enlaces enviados a los colaboradores como los Media Partners.

Elegir al moderador/a o presentador/a del evento

Este punto también es importante en la organización de eventos virtual, ya que los organizadores no son siempre quienes van a presentar el acto. Un moderador o presentador de eventos debe ser una persona dinámica, con buen vocabulario, acostumbrado a hablar en público. Y si es con conocimientos del tema del evento, mucho mejor.

¿Qué se conseguirá con una buena elección? Primero, que no sea aburrido, además de que sea dinámico y debido que es un evento virtual, mantener el interés de la audiencia. Lo que, sobra decirlo, quedará garantizado si el contenido y el nivel de las ponencias es bueno de por sí.

Difusión del evento en medios de comunicación

Con todos estos detalles ya sobre la mesa y cerrados al organizar eventos online, hay que pensar en la difusión en medios de comunicación del evento. Esto significa que hay que redactar una nota de prensa para enviarla a la prensa escrita y digital. De esta manera, el evento tendrá eco mediático y será más fácil conseguir una buena audiencia.

Aunque no sea en los medios propiamente dicho, también es aconsejable enviar la nota de prensa, o notas si son varias, a los propios ponentes. Estos podrán darle una difusión propia, además de que sus propias empresas u organizaciones puedan procurar, con sus departamentos de comunicación o con agencias de medios, obtener cobertura mediática y luego recopilarla en sus propios clippings de prensa.

Comprobación del funcionamiento de la plataforma, micrófonos y webcams

En un paso anterior acerca de cómo organizar eventos online hemos mencionado la elección de las herramientas para eventos o de videoconferencias. Pues bien, antes del día del evento es bueno comprobar su buen funcionamiento, incluyendo pruebas por parte de los moderadores y ponentes de sus micrófonos y webcams.

La tecnología siempre puede fallar, hay que imaginar que si en un evento presencial pueden fallar los micrófonos o los focos, en los eventos virtuales o híbridos puede haber fallos tecnológicos. Así que, como medida de precaución, es bueno hacer alguna prueba previa con los ponentes en el lugar desde donde vayan a participar: en sus lugares de trabajo o en sus casas.

Si algo nos ha enseñado el teletrabajo en pandemia es que muchos hemos aprendido a ordenar nuestra teleoficina, incluso con cromas para poner un fondo virtual. Por lo tanto, no esperemos al último momento, no vaya a ser que el ponente tenga problemas que se podrían haber solucionado previamente con una videollamada de prueba para que compruebe que puede acceder a la plataforma y que su webcam y su micrófono funcionan bien.

En el caso de que el evento sea híbrido, también es necesario comprobar que la emisión desde la ubicación es correcta, que no hay cortes que impidan a quien lo sigue de forma telemática el perfecto disfrute del evento.

Cobertura del evento en redes sociales

Hace años, antes de la pandemia de coronavirus, podría ser habitual que los organizadores de un evento o de una rueda de prensa compartieran en directo en redes sociales cómo iba el acto, con declaraciones destacadas de quienes participaban. Pero esto es más que una norma habitual a día de hoy. 

La difusión de un resumen del evento en redes sociales nos ayuda, por medio de herramientas de gestión de redes sociales, tener un panorama de cuántas personas siguen el evento, lo comentan y lo comparten.

Y como antes hemos mencionado que un organizador de eventos debe emitir una nota de prensa previa, para hacer lo mismo después nunca le vendrá mal tener datos del alcance en redes sociales. En la actualidad esto tiene su importancia, no solo hay que mencionar el número de espectadores y asistentes, si podemos ofrecer cifras de su difusión en redes sociales, mucho mejor.

Conclusiones sobre el proceso de organizar eventos online

Los años 2020 y 2021 han sido los de la explosión de los eventos virtuales, con el paso de los eventos híbridos y ya poco a poco, cuando la pandemia lo permite, presenciales. Quizás no con tanto público como antes de marzo del 2020, pero perfectamente posibles con las medidas de prevención de contagios que se requieren en la actualidad: uso obligatorio de mascarilla, distancia de seguridad, gel hidroalcohólico para la higiene de manos, etc..

Si nos decantamos por organizar eventos online, en este artículo hemos tratado de explicar los pasos que todo organizador de eventos virtuales debe tener en cuenta. El éxito final será una mezcla de todo lo visto aquí. Y quién sabe si, aunque ahora estamos en enero de 2022 en el momento de publicar este texto, a finales de año los eventos online serán minoritarios o no.

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