cómo es la comunicación externa en una empresa

¿Cómo es la comunicación externa en una empresa? Tipos y pautas

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Muy a menudo hacemos hincapié en cuán importante es una comunicación efectiva en las empresas. Esta vez hablamos de comunicación externa y empezamos por su definición: La comunicación externa en una empresa se define exactamente como el conjunto de acciones informativas que cada compañía dirige a los actores y agentes exteriores a las mismas, desde los consumidores y proveedores, hasta los inversores o la sociedad. Con el objetivo final de generar, mantener o reforzar las relaciones entre la compañía y los públicos.

Sabemos que decantarse por una marca u otra para el consumidor es en parte gracias a la efectividad de la comunicación externa. El público objetivo almacena en su memoria los mensajes que ha recibido, a lo largo de los años, de las marcas (anuncios en televisión, noticias en prensa, publicaciones en Facebook…) haciéndole elegir justamente aquel producto que, para él, goza de mejor reputación. De aquí viene la importancia de cuidar y potenciar la comunicación corporativa de cada empresa.

¿Qué es la comunicación externa en una empresa?

Hay que destacar primeramente que la comunicación externa en una empresa se integra dentro de la comunicación corporativa de cada organización. Mientras que la comunicación interna se centra en facilitar el flujo de información entre los distintos empleados y directivos de la compañía, la externa tiene como objetivo mejorar la imagen y reputación de marca y está vinculada a las relaciones de la empresa con el resto de grupos de interés: consumidores, proveedores etc..

Ahora bien, la comunicación externa no solo está dirigida a ofrecer información a los stakeholders. Sino que debe ser concebida como un proceso osmótico y bidireccional de envío y búsqueda de datos. Vemos en detalle que tipos de comunicación externa existen.

Tipos de comunicación externa en una empresa

Dentro de la comunicación externa, podemos distinguir tres tipologías. Annie Bartoli las recoge en su obra “Comunicación y organización: la organización comunicante y la comunicación organizada”.

  1. Comunicación externa operativa. Se trata de un tipo de comunicación vinculada con la actividad y desarrollo cotidiano de la compañía, que se produce con todos los públicos de la organización.
  2. Comunicación externa estratégica. Su objetivo primario es obtener información sobre aspectos estratégicos de la empresa que permitan mejorar la posición competitiva de la misma haciendo frente a la competencia, novedades legislativas, estado del mercado y mucho más.
  3. Comunicación externa de notoriedad. Esta forma de comunicación externa en una empresa es la que habitualmente se asocia con el término propio y se refiere al flujo de información, con el que la compañía trata de dar a conocer sus productos y servicios y mejorar su imagen y reputación.

Pautas para una buena comunicación externa en una empresa

Ahora bien, aunque sabemos que tradicionalmente la comunicación externa se ha referido principalmente a las notas de prensa, la centralita de ventas o la publicidad, con la llegada de las nuevas tecnologías se ha abierto la puerta a una variedad mucho más amplia de herramientas o canales para comunicar.

Nos encontramos por lo tanto en la era de la comunicación externa integral, caracterizada sobre todo por la riqueza informativa, donde la labor de los responsables de esta área debe regirse por las siguientes pautas:

Saber emitir un mensaje uniforme

El departamento de Comunicación Externa debe de saber diseñar un plan de comunicación en el que defina cuáles son los valores, atributos y estilos (más concretamente, la imagen de empresa) que van a marcar todas las informaciones.

Saber adaptar el mensaje a los diferentes canales informativos

Aunque las ideas transmitidas sean iguales, los mensajes deben ser personalizados, en función de la herramienta que se vaya a emplear y el público objetivo al que se dirijan.

Saber encontrar el momento adecuado

Para poder conseguir el mayor impacto posible, la planificación de la comunicación externa en una empresa es esencial. De este modo las compañías deben estudiar no solo el cómo envían los mensajes, sino también el cuándo lo hacen.

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