El proceso de análisis de datos, pasos para una mejor toma de decisiones

El proceso de análisis de datos: 5 pasos para una mejor toma de decisiones

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Para la mayoría de las empresas y agencias de marketing, la falta de datos no es un problema. De hecho, es todo lo contrario: a menudo hay demasiada información disponible para tomar una decisión clara, pero aún así hace falta un análisis de datos para mejorar su toma de decisiones.

Con tantos datos para clasificar, necesita algo más de sus datos:

– Debe saber que son los datos correctos para responder su pregunta

– Necesita sacar conclusiones precisas de esos datos

– Necesita datos que informen su proceso de toma de decisiones

En resumen, necesita una mejor analítica de datos. Con el proceso y las herramientas de análisis de datos correctos, lo que alguna vez fue un volumen abrumador de información dispares se convierte en un punto de decisión simple y claro. Para mejorar sus habilidades de análisis de datos y simplificar sus decisiones, ejecute estos cinco pasos en su proceso de análisis de datos:

Paso 1: defina sus preguntas

En su análisis de datos organizacionales o comerciales, debe comenzar con las preguntas correctas. Las preguntas deben ser medibles, claras y concisas. Diseñe sus preguntas para calificar o descalificar posibles soluciones a su problema u oportunidad específicos.

Por ejemplo, comience con un problema claramente definido: un contratista del gobierno está experimentando un aumento de los costos y ya no puede presentar propuestas de contratos competitivos. Una de las muchas preguntas para resolver este problema comercial podría incluir: ¿Puede la compañía reducir su personal sin comprometer la calidad?

Paso 2: Establezca prioridades claras de medición

Este paso se divide en dos subpasos: A) Decidir qué medir, y B) Decidir cómo medirlo.

A) Decidir qué medir

Con el ejemplo del contratista del gobierno, considere qué tipo de datos necesitaría para responder su pregunta clave. En este caso, necesitaría saber la cantidad y el costo del personal actual y el porcentaje de tiempo que dedican a las funciones comerciales necesarias. Al responder a esta pregunta, es probable que necesite responder muchas subpreguntas (por ejemplo, ¿Actualmente el personal está subutilizado? De ser así, ¿qué mejoras de proceso ayudarían?). Finalmente, en su decisión sobre qué medir, asegúrese de incluir cualquier objeción razonable que puedan tener las partes interesadas (por ejemplo, si se reduce el personal, ¿cómo respondería la empresa a los aumentos repentinos de la demanda?).

B) Decidir cómo medirlo

Pensar en cómo mide sus datos es igual de importante, especialmente antes de la fase de recopilación de datos, porque su proceso de medición respalda o desacredita su análisis más adelante. Las preguntas clave para realizar este paso incluyen:

– ¿Cuál es su marco de tiempo? (por ejemplo, costos anuales versus trimestrales)

– ¿Cuál es su unidad de medida? (por ejemplo, USD versus Euro)

– ¿Qué factores deben incluirse? (por ejemplo, salario anual versus salario anual más el costo de los beneficios del personal)

Paso 3: recopilar datos para el análisis de datos

Con su pregunta claramente definida y sus prioridades de medición establecidas, ahora es el momento de recopilar sus datos. A medida que recopila y organiza sus datos, recuerde tener en cuenta estos puntos importantes:

– Antes de recopilar datos nuevos, determine qué información podría recopilarse de las bases de datos o fuentes existentes disponibles. Recopile esta información primero.

– Determine un sistema de almacenamiento y denominación de archivos con anticipación para ayudar a todos los miembros del equipo a colaborar. Este proceso ahorra tiempo y evita que los miembros del equipo recopilen la misma información dos veces.

– Si necesita recopilar datos mediante observación o entrevistas, desarrolle una plantilla de entrevista con anticipación para garantizar la coherencia y ahorrar tiempo.

– Mantenga sus datos recopilados organizados en un registro con fechas de recopilación y agregue las notas de origen a medida que avanza (incluida cualquier normalización de datos realizada). Esta práctica valida sus conclusiones en el futuro.

Paso 4: análisis de datos

Una vez que haya recopilado los datos correctos para responder su pregunta del Paso 1, es hora de un análisis de datos más profundo. Comience manipulando sus datos de diferentes maneras, como trazarlos y encontrar correlaciones o creando una tabla dinámica en Excel. Una tabla dinámica le permite ordenar y filtrar datos por diferentes variables y le permite calcular la media, máxima, mínima y la desviación estándar de sus datos.

A medida que manipula los datos, es posible que tenga los datos exactos que necesita, pero lo más probable es que necesite revisar su pregunta original o recopilar más datos. De cualquier manera, este análisis inicial de tendencias, correlaciones, variaciones y valores atípicos le ayuda a enfocar su análisis de datos para mejor responder su pregunta y cualquier objeción que otros puedan tener.

Durante este paso, las herramientas y el software de análisis de datos son extremadamente útiles. Visio, Minitab y Stata son todos buenos paquetes de software para el análisis avanzado de datos estadísticos. Sin embargo, en la mayoría de los casos, nada se compara con Microsoft Excel en términos de herramientas de toma de decisiones. Si necesita una revisión o una introducción a todas las funciones que Excel realiza para su análisis de datos.

Paso 5: Interprete los resultados del análisis de datos

Después de analizar sus datos y posiblemente realizar más investigaciones, finalmente es hora de interpretar sus resultados. Al interpretar su análisis, tenga en cuenta que nunca podrá probar una hipótesis verdadera: más bien, solo puede fallar en rechazar la hipótesis. Lo que significa que no importa la cantidad de datos que recopile, la posibilidad siempre podría interferir con sus resultados.

A medida que interpreta los resultados de sus datos, hágase estas preguntas clave:

– ¿Los datos responden a su pregunta original? ¿Cómo?

– ¿Los datos te ayudan a defenderte de cualquier objeción? ¿Cómo?

– ¿Hay alguna limitación en sus conclusiones, cualquier ángulo que no haya considerado?

Si su interpretación de los datos se mantiene bajo todas estas preguntas y consideraciones, entonces es probable que haya llegado a una conclusión productiva. El único paso restante es utilizar los resultados de su proceso de análisis de datos para decidir su mejor curso de acción.

Al seguir estos cinco pasos en su proceso de análisis de datos, usted toma mejores decisiones para su negocio o agencia gubernamental porque sus elecciones están respaldadas por datos que han sido recopilados y analizados de manera sólida. Con la práctica, su análisis de datos se vuelve más rápido y más preciso, lo que significa que debe tomar decisiones mejores y más informadas para administrar su organización de manera más efectiva.

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