Cómo superar las barreras de la comunicación en la empresa

Claves para superar barreras de la comunicación en la empresa

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¿No es extraño que aunque todos nos hemos estado comunicando desde nuestra infancia todavía existan un gran problema de comunicación en la empresa al que enfrentamos diariamente? A menudo nos encontramos tropezados y engañados durante la recepción o entrega de la información, esto puede darse en multitud de ocasiones y saturar o desmotivar a los trabajadores. Si hay barreras de comunicación en la empresa, por el bien corporativo a nivel global, hay que superarlas si o sí.

Asimismo, este tipo de situaciones suceden en nuestras conversaciones sociales diarias e incluso en organizaciones donde las barreras de comunicación se convierten en la causa de muchos problemas y pueden obstaculizar el progreso y los proyectos en curso.

Según un estudio llevado a cabo por Educba, casi el 75 por ciento de las personas involucradas en las comunicaciones interpersonales tropiezan y cometen errores, ya que no pudieron comprender los hechos o la información no se les transmitió adecuadamente. La interpretación errónea de los hechos, las interpretaciones erróneas, los malentendidos culturales y el eco a puerta cerrada con ruido incomodado son las barreras comunes de la comunicación para alcanzar el nivel objetivo de comunicación.

Es una realidad difícil de llevar, pero cierta: la comunicación en la empresa efectiva se vuelve imposible debido a estas barreras ampliamente definidas que son barreras semánticas, psicológicas, personales, barreras transculturales y físicas, etc.

1.- Barreras instruccionales de comunicación en la empresa

La presentación incorrecta de los símbolos sin conocer el propósito y la naturaleza de la audiencia puede herir sentimientos. Como se señala en la publicación original en la que nos basamos para este artículo, «los símbolos engañosos pueden distorsionar todo el impacto de la presentación». Esto, ¿supone problemas? Pues el problema surge cuando no se toman en cuenta los antecedentes culturales, la religión e incluso los temas de nuestros oyentes que abogan fuertemente, y tendemos a poner nuestros pensamientos en ellos. Esto puede dañar el ego y la autoestima de los oyentes, lo que puede crear barreras de comunicación en la empresa, como mínimo.

2.- Falta de habilidades de comunicación en la empresa

En segundo lugar, es menos probable que un receptor obtenga el significado del mensaje si el remitente no puede seleccionar las palabras correctas. Hay que tener cuidado, claro está, porque el uso de palabras incorrectas y difíciles puede enviar una impresión incorrecta a los ojos de los clientes.

Por ejemplo, si un vendedor comienza a hablar sobre los aspectos técnicos de su producto que un cliente no puede entender, simplemente se irán. No hace falta que haya faltas de respeto como en el primer punto, aquí simplemente la barrera en la comunicación existe porque el receptor no entiende al emisor.

«Si un comunicador no puede hablar bien, tartamudea mientras habla o no puede transmitir el significado de las barreras de comunicación de lo que pretende decir de manera adecuada y auténtica, todos los esfuerzos se desperdician», se señala desde Educba.

3.- Falta de conocimiento suficiente

En tercer lugar de las barreras de comunicación en las empresas están en la falta de conocimiento sobre los temas de los que se hablan. «Si comenzamos a comunicarnos sobre algo sin conocimiento del tema, las barreras de comunicación están destinadas a ocurrir. De hecho, hay muchos vendedores que no pueden explicar muchas palabras o ideas completas de una manera simple o no tienen conocimiento al respecto», se apunta desde el texto principal.

Lo cual es muy importante, porque en el mundo de la comunicación empresarial, cualquier información errónea significa perder clientes potenciales. «En la organización, la falta de conocimiento se convertirá en el mayor obstáculo en el crecimiento de su carrera»,

4.- Conocimiento sobrecargado

El cuarto punto es la sobrecarga de conocimiento, de información, que puede llevar al fenómeno conocido como ‘infoxiación’. ¿En qué consiste? Según Educba, «transmitir demasiada información es un gran revés para la comunicación porque, en primer lugar, las personas podrían no estar listas para captar demasiada información. En segundo lugar, la información puede llegar demasiado rápido y su interpretación se vuelve difícil».

Vayamos, pues, a un ejemplo más concreto. Vamos a suponer que usted, como vendedor, tiene que hablar a un cliente potencial de las muchas características que tiene un producto. ¿Qué ocurrirá si las menciona todas? Que «la conversación puede volverse demasiado aburrida», como se advierte desde la fuente original del texto».

La solución es sencilla y compleja a la vez: concretar y centrarse en «algunas características importantes y más útiles que conllevarían efectividad y una propuestas valiosa». Merece más la pena centrarse en 5 características y desarrollarlas bien, que mencionar 15 y que al receptor no le quede nada claro y se le sobrecargue de información. En la comunicación interna, esta también es una barrera en la comunicación de una empresa: un cargo superior puede sobrecargar a quien está a su cargo si le da mucha información y no está clara.

5.- Turbulencia emocional

Este punto está en relación con uno anterior sobre las posibles heridas de sentimientos: emocionalmente, a un empleado le puede afectar la comunicación por parte de un superior o de un compañero. Y viceversa también.

«Su agresión emocional en cualquier forma, ya sea ira, hostilidad, miedo, resentimiento, etc., puede ser mal interpretada y malinterpretada», se explica, con acierto, desde Educba.

6.- Distracciones ruidosas / estilo descuidado

El sexto punto se basa en la posibilidad de que la comunicación se lleve a cabo con un estilo descuidado, por llamarlo de alguna manera. O también, en lo que es un principio básico de las teorías de la comunicación, en que haya ruido en el entorno que haga que el mensaje del emisor no llegue bien al receptor.

«Los problemas en sus líneas móviles o un ruido en un entorno como en un restaurante pueden crear barreras de comunicación. Mientras escribe también si su mensaje de correo electrónico o carta no contiene las palabras adecuadas y no están formateadas correctamente, el receptor no podrá recibir el mensaje claramente. Todos los esfuerzos de barreras del proceso de comunicación se ven frustrados», se concreta desde la fuente original.

7.- Modo inapropiado de comunicación en la empresa

En séptimo lugar nos hacemos eco de que la forma inapropiada de comunicación «simplemente significa que su mensaje no se está entregando cuánto intenta». Por ejemplo, según Educba, «si la instrucción detallada se da por teléfono, sería un desperdicio tanto para el repartidor como para el receptor».

Por ello, advierte de que enviar un mensaje de manera incorrecta «crea problemas para el oyente, ya que sería frustrante y requeriría mucho tiempo». ¿Puede evitar este tipo de barreras en la comunicación? Si es posible, hágalo.

8.- Si su cadena de comunicación es larga

¿Una cadena de comunicación más larga significa más oportunidades en las barreras de comunicación en la empresa? Pues sí, esto es lo que se conoce coloquialmente como el «teléfono escacharrado».

«Si se envía un mensaje a través de muchos receptores, podría distorsionarse, destilarse y alterarse. Es posible que un receptor final no pueda obtener el mensaje completo», menciona Educba. ¿La solución? Que la comunicación emisor-receptor sea directa siempre, en la medida de lo posible. Cuantos menos intermediarios haya que puedan distorsionar el mensaje, con los problemas que eso puede conllevar, mejor.

9.- Sin retroalimentación o feedback

Casi llegamos al final, porque esta es la novena de las diez barreras que vamos a mencionar: la ausencia de feedback, que como se menciona en el artículo original, «puede disuadir la comunicación efectiva».

Y pone el siguiente ejemplo: «En su organización, su supervisor está entregando instrucciones en oraciones largas y complejas sin darle la oportunidad de hablar, puede fingir que escucha, pero lo mismo no le dará resultado ya que no puede entender las instrucciones».

10.- Lenguaje descortés

Finalizamos el listado de diez barreras en la comunicación de la empresa con el lenguaje grosero. «El uso de lenguaje grosero o jerga puede impedir todos los esfuerzos de comunicación, ya sea escrita o verbal. Nadie puede soportar el lenguaje grosero o abusivo», señala Educba.

En este punto, y con el fin de superar las barreras en el proceso comunicativo efectivo, sugiere que el mensaje «sea diseñado y entregado de manera que atraiga la atención de la audiencia, hay una conexión común entre el receptor y el oyente o entre una fuente y su destino».

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