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Cómo ser organizador de eventos: las 4 cualidades del éxito

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Cómo ser organizador de eventos no es algo a lo que pueda dedicarse cualquier persona. El sector MICE es tan apasionante como vocacional, a la par que requiere de ciertas cualidades. Anteriormente hablábamos de cómo esta profesión podría considerarse, en cierta manera, de riesgo. No por la peligrosidad, sino por la cualificación que se necesita y las implicaciones que conlleva tanto a nivel profesional como personal.

Desde mi sección en Marketing Insider Review os muestro, desde mi experiencia, las cualidades necesarias para poder convertirse en un gran organizador de eventos.

¿Cómo ser organizador de eventos? Las 4 claves

Estas son las 4 claves para ser un organizador de eventos con éxito:

1.- Organización, previsión y trabajo en equipo

Estas 3 palabras van unidas porque, sencillamente, separadas perderían todo su significado. El éxito de un evento reside fundamentalmente en la organización del equipo. Esto no se trata de un trabajo individual ni del éxito de una sola persona. La preparación previa de todo lo necesario, y la actuación de cada uno de los Departamentos implicados es clave. Todo ello ha de estar coordinado de manera que sea la unión la que determine el éxito.

La coordinación de todo el staff implica tener en cuenta todos los posibles imprevistos que puedan surgir. Y, por consiguiente, tener un plan B en todo lo que sea posible y esté bajo nuestro control.

2.- Cuidar cada detalle y anticiparse a las necesidades del cliente

Al mismo tiempo, es importante cuidar cada detalle en todo momento en la profesión de organizador de eventos. El evento comienza cuando el cliente visita por primera vez el espacio. Hay que atender sus gustos, indicaciones y preferencias para que sean plasmadas en cada uno de los aspectos del evento.

Esta atención al detalle implica de igual modo desarrollar tu creatividad y tener capacidad para trabajar bajo presión. Al respecto de esto último, muchas veces ocurren cosas que escapan a nuestro control. Y por ello debemos tener recursos suficientes para poder “improvisar” y encontrar una solución.

Por todo ello, cuando las cosas salen bien y los asistentes han disfrutado de la experiencia que les has organizado, no podemos decir que haya sido suerte. El gran trabajo que hay detrás hace que el éxito de un evento sea incompatible con la casualidad. Es, en definitiva, el resultado del afán por superar las expectativas de nuestro cliente.

3.- No pierdas la perspectiva y seas sólo un «organizador de eventos»

Como ya hemos comentado en anteriores posts, un evento es una acción de marketing. Por lo tanto, debe seguir una estrategia que busque la consecución de unos objetivos de marca. Por este motivo, debemos tener siempre una visión global del porqué tiene lugar cada servicio, cada detalle…. Todo debe tener coherencia con el objetivo que buscamos.

Asimismo, no debemos olvidar aspectos tan relevantes como:

– Envíos de correos previos o invitaciones con la descripción del evento y un diseño atractivo
– Los servicios complementarios que harán falta más allá del espacio y el catering. Por ejemplo: si se va a contratar un moderador, si se va a convocar a medios de comunicación, los medios audiovisuales…
– Determinar la ubicación de los asistentes.
– Protocolos de seguridad e higiene correctamente ubicados y revisados cada cierto tiempo. Sobre todo, antes de momentos clave como el recibimiento y la despedida de los asistentes.
– Comunicación post-evento. Enviar mensajes de agradecimiento a los invitados y detectar su nivel de satisfacción durante la celebración del evento. Esto es fundamental para medir los resultados y ver si se ha alcanzado el objetivo deseado.

En este sentido, además de ser organizador de eventos, eres un profesional del marketing. Porque no se concibe una cosa sin la otra. Si no eres conocedor de la estrategia global del cliente o la marca, no podrás dar con las claves que debes aplicar a un evento y que realmente sirvan para alcanzar los resultados esperados.

4.- Cómo ser organizador de eventos: pasión por lo que haces

Nadie ha dicho que cómo ser organizador de eventos sea un trabajo sencillo. Pero enfrentarse a grandes retos son, en muchas ocasiones, el único requisito para alcanzar los resultados que marcan la diferencia. Es cuestión de vocación y, aunque mucha gente crea que es algo fácil, realmente no todo el mundo vale para esto.

Como profesionales del sector MICE, ¡es nuestra misión poner en valor esta increíble profesión!

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